Mare Nostrum is er voor iedereen

Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG)

De AVG is vanaf 25 mei 2018 leidend voor het verzamelen, bewaren en beveiligen van persoonsgegevens. Mare Nostrum heeft daarvoor het volgende protocol opgesteld.

Mare Nostrum en de AVG

Mare Nostrum zal nooit en heeft nog nooit gegevens van haar klanten, vrijwilligers en personeelsleden doorgegeven/doorverkocht aan derden. De registratie van klanten beperkt zich tot naam, adres, postcode en woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres. Voor  leveranciers geldt hetzelfde waarbij vermeld moet worden dat het bankrekeningnummer van leveranciers ook wordt opgeslagen. Van medewerkers en vrijwilligers wordt de wettelijk voorgeschreven informatie bewaard (digitaal en hard copy). Mare Nostrum zal nooit zaken registreren die te maken hebben  met geslacht, seksuele geaardheid, geloof, gezondheid  en ...

 

Mogen persoonsgegevens, gevraagd en bewaard worden?

De AVG kent zes grondslagen op grond waarvan persoonsgegevens gevraagd en bewaard mogen worden. Een organisatie moet tenminste aan een van die grondslagen voldoen om persoonsgegevens te vragen. De grondslagen zijn

  1. Toestemming van de betrokken persoon
  2. Gegevensverwerking is nodig voor de uitvoering van een overeenkomst
  3. Gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting
  4. Gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van vitale belangen
  5. Gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag
  6. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen

 

Met name de tweede grondslag geldt voor Mare Nostrum. Bijvoorbeeld Bij verhuur dienen de naam, adres, woonplaats (NAW) gegevens van de huurder bekend te zijn om een nota te kunnen verzenden. Van personeelsleden en vrijwilligers worden naast de NAW gegevens ook kopieën bewaard van ID, bankpasje, diploma's. In dit geval is naast grondslag 2 ook grondslag 3 van toepassing. De wet schrijft immers voor dat een werkgever de ID's van haar werknemers, desgevraagd, aan daartoe bevoegde controleurs moet kunnen tonen.

 

Wat registreert Mare Nostrum

  • Mare Nostrum registreert van haar klanten alleen de informatie die nodig is voor het op een goede manier afwikkelen van de (huur)overeenkomst. Het gaat dan om: Naam van de huurder/bedrijf, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en indien beschikbaar e-mailadres.
  • Mare Nostrum registreert van de bedrijven waarbij ingekocht wordt of waaraan opdrachten worden gegeven: Naam bedrijf, adres, postcode, woonplaats, btw nummer, nummer Kamer van Koophandel, telefoonnummer, e-mailadres, eventueel url website.
  • Mare Nostrum noteert van haar vrijwilligers: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres,    ..
  • Mare Nostrum noteert van haar personeelsleden: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, kopie ID, kopie bankpas

 

Waar worden uw persoonsgegevens bewaard bij Mare Nostrum

Klanten van Mare Nostrum

Uw gegevens worden in een speciaal reserveringssysteem (Easy Reservation) opgeslagen. Deze software is beveiligd met een password en is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegde functionarissen.

Medewerkers van Mare Nostrum

De gegevens op papier van medewerkers bij Mare Nostrum worden bewaard in een afgesloten ladekast, alleen de bedrijfsleider en bij afwezigheid diens plaatsvervanger  heeft toegang tot deze informatie. De Arbodienst en de loonadministratie beschikken eveneens over de gegevens van de medewerkers, met hen is of wordt een overeenkomst gesloten, zoals dat in de verordening is voorgeschreven. De e-mailadressen die nodig zijn voor onderlinge communicatie staan op de Pc van de bedrijfsleider. De Pc is voldoende beschermd tegen virussen en dergelijke.

Camera bij de ingang

Bij de entree van Mare Nostrum registreert een camera alle binnenkomende en vertrekkende gasten. De data worden na 49 dagen verwijderd.

 

Wie hebben toegang tot de gegevens

De bedrijfsleider en de dienstdoende gastheer/gastvrouw/vrijwilliger hebben bij de uitoefening van toegang tot de NAW gegevens van een klant. Er moet immers gecommuniceerd kunnen worden over afspraken die gemaakt zijn. De bedrijfsleider en het bestuurslid verantwoordelijk voor personeelszaken hebben toegang tot de informatie over medewerkers en vrijwilligers. Het bestuurslid belast met vrijwilligerszaken heeft toegang tot de informatie (NAW) over de vrijwilligers. De administratie heeft toegang tot de NAW gegevens van huurders, de NAW gegevens van vrijwilligers: verwerken nota's en het uitbetalen van de vrijwilligersvergoeding.

 

 

Website Mare Nostrum /Facebook Mare Nostrum

Alle huurders (vast of incidenteel) krijgen de gelegenheid om via de website van Mare Nostrum promotie te maken voor het door hen georganiseerde evenement. Zij moeten vooraf toestemming geven (op schrift) voor het gebruik van de gebruikte persoonsgegevens. Voor bijgeleverde afbeeldingen geldt dat zijn Mare Nostrum moeten vrijwaren van copyright én dat zij op schrift moeten verklaren dat personen die op de foto staan daar toestemming voor hebben gegeven of dat het personen zijn die niet rechtstreeks en/of makkelijk naar namen te herleiden zijn.

 

Wie is verantwoordelijk

Primair is de bedrijfsleider bij Mare Nostrum verantwoordelijk voor het handhaven van de strikte regels op gebied van de AVG. De eindverantwoordelijkheid ligt bij het bestuur (toezicht op de uitvoering).

Mare Nostrum

Arubastraat 2

Alkmaar

072 -  56 22 100

info@wcmn.nl

Openingstijden Mare Nostrum

Maandag t/m vrijdag :

08.00 / 23.00 uur

 

Zaterdag en zondag

Alleen bij reserveringen geopend

(c) Bewonersonderneming Mare Nostrum/Vormgeving Studio Petit